为加强和规范北京肿瘤学会各类会议与培训会议（班）（以下简称“会议”）的管理，依据《北京肿瘤学会章程》，按照民政部《社会组织举办研讨会论坛活动管理办法》相关要求，给合北京肿瘤学会工作实际，制定本办法。

一、总则
    北京肿瘤学会及其分支机构召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，规范会议经费管理。不得到党中央、国务院严禁召开会议的风景名胜区等地方召开会议。严禁组织旅游，不得安排与会议无关的考察。

二、北京肿瘤学会召开会议分类与审批

（一）适用范围：北京肿瘤学会及其分支机构召开的会议包括学术会议、专业培训会（班）、科普宣传会、工作会议、专家咨询会以及其他会议。

（二）北京肿瘤学会各分支机构应于每年1月底前，将下一年度的会议计划（包括会议名称、时间、地点、预计人数、经费来源、执行单位、联系人及电话等信息）提交北京肿瘤学会办公室，经理事长办公会审批后列入年度计划。北京肿瘤学会会员代表大会、理事会、常务理事会、学术年会须报北京肿瘤学会理事长办公会暨北京肿瘤学会党支部扩大会议审定。未列入年度计划但确有必要的学术会议、培训会议（班）和工作会议，由执行部门或分支机构另行报批。

三、经费管理
     （一）会议经费收入
       社会支持合作项目会议经费由合作单位提供经费支持。
       其他会议经费来源：代表注册费等合法来源。
       （二）会议费开支范围
       社会支持合作项目会议费开支范围按照项目协议预算界定的范围执行；其他自筹经费项目会议应根据筹资情况量力执行，避免亏损。
       开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、会场物料及相关设备租赁费、交通费、会议资料印刷费、专家劳务费（讲课费、翻译费、审稿费）、专业会议服务机构服务费、税费等。
       （三）会议费标准
       食宿费、交通费标准参照《北京肿瘤学会差旅费管理办法》，不得举办大型桌餐聚会，不得消费酒品、奢侈菜肴；专家讲课费、咨询费执行标准参照《北京肿瘤学会培训费管理办法》；其他费用，如会议室租金、会场设备租赁费、会场背景设计与布置费等按照厉行节约的原则执行。
       （四）会议费报销
       会议结束后应及时办理报销手续。会议费报销流程参照《北京肿瘤学会财务报销流程》执行。1万元及以上的会议支出应有协议书。
       四、实施与监督管理
       （一）会议执行部门及分支机构应严格按照批准的会议计划、活动方案和预算组织实施，特殊情况需改变方案或超过预算的应事前按程序报批。
       （二）根据会议需要，允许专业机构提供服务，按照《北京肿瘤学会采购管理规定》执行。
       （三）可与其他机构联合举办会议。但需有书面文件确认合作关系，并签订合作协议，明确各合作方的权利与义务。
       （四）北京肿瘤学会办公室负责对各类会议费管理使用情况进行监督检查。
       五、总结与归档
       （一）会议执行部门及分支机构要收集和保存会议主题、会议日程安排表以及执行全过程的相关资料，并做好会议总结。
       （二）会议执行部门及分支机构应根据学会档案管理制度逐项归档，档案资料包括立项审批文件、过程文件（通知、议程、签到表、总结、协议、影音资料等）。
       本规定于2022年7月25日经北京肿瘤学会常务理事会审议通过并施行。